Чем может обернуться перевод транспортных накладных в PDF. Мнение Минфина и экспертов ЭДО

Некий производитель хлебобулочных изделий интересуется у Министерства финансов, возможно ли перевести в электронный вид основной документ на перевозку товара – транспортную накладную, и представить ее в формате PDF. Компания также задается вопросом восстановления документа в электронном виде, если бумажные оригиналы окажутся утерянными.

Предыстория

Будучи аналитиком сервиса обмена электронными документами, я часто получаю вопросы от бизнеса, касающиеся перевода различных документов в электронный вид. Транспортная накладная не стала исключением. Интересный вопрос поступил от компании по производству хлебобулочных изделий.

Организация реализует продукцию в розничные сети по договорам поставки. Согласно этим договорам обязанности по доставке продукции лежат на поставщике. В целях исполнения обязательств по договорам поставки компания отправляет товар в розничные сети как собственным транспортом, так и с привлечением сторонних автотранспортных предприятий (далее — АТП).

Для документального подтверждения расходов по доставке продукции АТП формируют бумажные транспортные накладные. В целях оптимизации документооборота организация планирует перейти на электронный обмен транспортными накладными в формате PDF, подписанными квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП).

Вопросы:

Будут ли являться транспортные накладные в формате PDF, подписанные КЭП, документальным подтверждением расходов по доставке продукции АТП в целях налога на прибыль?

Правомерно ли восстанавливать транспортные накладные в электронном виде (в формате PDF с подписанием квалифицированной электронной подписью) в случае, если утраченные транспортные накладные были сформированы в момент совершения хозяйственной операции в бумажном виде?

Что ответили в Министерстве финансов РФ

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке учета для целей налогообложения прибыли организаций расходов на основании первичных учетных документов, оформленных в электронном виде, и сообщает следующее:

Источник: ПИСЬМО Минфина РФ от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480

Что думают эксперты ЭДО

При проработке того или иного бизнес-решения по обмену электронными документами мы, аналитики Synerdocs, регулярно сталкиваемся с необходимостью выяснения некоторых аспектов законодательства и направляем вопросы в адрес различных органов. Вывод на рынок нашего нового решения по обмену электронными транспортными накладными не стал исключением.

Как правило, и мы получаем такие же односложные ответы с многочисленными ссылками на нормативно-правовые акты, без дополнительного разъяснения, которое бы опиралось именно на специфику отрасли. Письмо, речь о котором идет выше, – наглядный пример «красноречия» представителей госорганов.

Чтобы не оставить компанию, обратившуюся к нам за консультацией, у разбитого корыта, мы подготовили свое экспертное мнение – подробное и без витиеватых двусмысленных трактовок.

Решили перевести бумажный документ в PDF – будьте готовы к сложностям

Обмениваться такой транспортной накладной можно, правда, есть несколько «НО»:

1 Формат PDF не позволяет добавлять в документ сведения от других участников

То есть он составлен грузоотправителем и в него уже не внести замечания/отметки, которые могут возникнуть у водителя, транспортной компании и у грузополучателя при приемке (например, если произошла частичная утрата или порча некоторой партии продукции). Аналогично нет возможности указать новый адрес при изменении места выгрузки, если такое событие имело место быть.

Этой ситуации можно избежать, если транспортная накладная состоит из нескольких файлов, каждый из которых создается и подписывается отдельно. В случае если вы работаете с форматом PDF, файл только один и формируется он лишь в начале.

2. Нужно учесть возможность подписания документа водителем при приемке и сдаче груза получателю

Использовать квалифицированную электронную подпись, во-первых, дорого, а во-вторых, необходимы дополнительные средства для ее создания (СКЗИ).

Однако водитель может подписать документ с помощью мобильного устройства. Законодательство разрешает использовать все виды ЭП при подписании первичных документов, в том числе и простую. Данную схему мы реализовали в сервисе Synerdocs.

Восстановление транспортной накладной в электронном виде, если оригинал в бумаге

На этот вопрос в Министерстве ответ так и не дали. Но я попробую представить свою экспертную оценку. Необходимо уточнить момент утраты документа и количество потерянных экземпляров. Если пропали все транспортные накладные и в начале процесса, тогда можно создать электронный документ с теми же реквизитами и подписать сторонами. Во всех остальных случаях (когда сохранился хоть один бумажный экземпляр) формирование электронного документа порождает дубликат уже существующего, что является незаконным.

В данной ситуации я предлагаю создать электронный документ, перед этим уничтожив или аннулировав все сохранившиеся на бумаге.

Автор: Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

*материал опубликован на правах рекламы.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, чтобы первым быть в курсе главных новостей ритейла.

Сообщение Чем может обернуться перевод транспортных накладных в PDF. Мнение Минфина и экспертов ЭДО появились сначала на RETAILER.ru.

Обсуждение закрыто.